FOCONIS Newsletter 01/2023

Als vor einigen Jahren auch in Sparkassen die Neugier auf das bei Genossenschaftsbanken bereits seinerzeit führende Kontrollprozess-System Foconis-ZAK^® stieg, entstand durch enge Zusammenarbeit mit einigen Sparkassen das Funktionspaket „DQ-OSPlus“. Vor allem im Kontext der Betriebsstrategie der Zukunft (BdZ) sowie Sparkasse der Zukunft (SdZ) wurde das Funktionspaket entwickelt, um manuellen Aufwand im Rahmen der kontrollpflichtigen Datenbestände auf ein Minimum zu reduzieren – zu Gunsten maximaler Automatisierung und Digitalisierung.

Über die letzten Jahre wurde das Foconis-ZAK^® Funktionspaket „DQ-OSPlus“ immer weiter ausgebaut, so dass wir heute von der Automatisierung und Digitalisierung der Kontrolle des gesamten Passivbereichs sprechen. Von den kontrollpflichtigen Änderungen bis hin zu tiefgreifenden Prozesskontrollen zur Optimierung der Prozesse im Sinne von PPS_neo. In einer weiteren Ausbaustufe profitierten Sparkassen bald von intelligenten Funktionen, wie der Erledigungskontrolle oder Sofortkorrektur.

Da das Funktionspaket sich von einem Datenqualitätshelfer zum Effizienz-Garanten für den gesamten Passivbereich entwickelt hat, wird es Zeit, dem Funktionsumfang mit einem neuen Namen Rechnung zu tragen: Aus „DQ-OSPlus“ wird daher „ZAK-Passiv“. Bestandskunden werden die Namensanpassung bereits im Rahmen eines zeitnahen Updates bemerken.

Für alle, die das bisherige Funktionspaket noch nicht kannten, folgen einige Highlights aus dem Nutzungsumfang:

Das Foconis-ZAK^® Funktionspaket „ZAK-Passiv“ ist die ideale Ergänzung von OSPlus und PPS_neo. ZAK-Passiv dient als maßgeschneidertes Bindeglied zwischen dem bestandsführenden System sowie den darin agierenden Prozessen und den kontrollrelevanten Tätigkeiten aus PPS_neo. Foconis-ZAK^® erreicht für Sie hier eine maximale Automatisierung und Digitalisierung der bisher größtenteils manuell zu erledigenden Arbeiten. Darüber hinaus verknüpft ZAK durch ein lernendes Regelwerk intelligent die Tätigkeiten und somit kontrollpflichtigen Änderungen mit den zugrundeliegenden Prozessen. Dies versetzt Sparkassen in die Lage, eine ständige Messung und die sukzessive Optimierung von Prozessen zu gewährleisten. Risiken werden wirksam gemindert, Maßnahmen optimal umgesetzt. Mit dem Fokus auf eine maximale Automatisierung der Kontrollen und hierdurch eine signifikante Senkung der notwendigen Personalkapazitäten eröffnet das Foconis-ZAK^® Funktionspaket „ZAK-Passiv“ ungeahnte Möglichkeiten in der Kapazitätsplanung. Die jederzeit revisionssichere Dokumentation aller Kontrollverfahren und -vorgänge machen Foconis-ZAK^® seit jeher gleichermaßen zum willkommenen Assistenten der Prüfungsorgane wie zum Freund jedes geprüften Kreditinstituts. Sparkassen erzielen eine signifikante Entlastung der Marktfolgebereiche, indem die im Rahmen der automatischen Kontrolle auftretenden Auffälligkeiten direkt an den Verursacher übergeben werden. Die bisherige manuelle Sichtung und Verteilung entfallen zu 100%.

Darüber hinaus ergeben sich durch den Einsatz folgende Vorteile:

• Vollautomatisiertes Setzen des Prüfkennzeichens in OSPlus
• Rationalisierung der Datenkontrolle: Das Funktionspaket unterstützt Sie dabei, eine intelligente, inkrementelle Kontrolle durchzuführen. Anstatt der ständigen Überprüfung des Gesamtdatenbestands orientiert sich das System gemäß PPS automatisiert an den in OSPlus dokumentierten Änderungen vom Vortag. Ab dem Stichtag der Einführung agiert das Kreditinstitut maximal fehlerfrei durch unmittelbar nachgelagerte Qualitätskontrollen.
• Vollautomatisierte Verteilung der Auffälligkeiten gemäß der individuellen Organisationsstruktur: Auffälligkeiten, Hinweise und Fehler werden nur an zuständige Stellen übermittelt und Mitarbeitende erhalten nur die Informationen, die sie benötigen bzw. kompetenzgestützt Einblick nur so weit eine entsprechende Berechtigung vorliegt
• Risikoorientierte Vorgehensweise: regelmäßige Stichprobenkontrollen aus allen Bereichen erhöhen die Sicherheit
• Erledigungskontrolle: Vollautomatisierte Nachkontrolle der bereits identifizierten und korrigierten Fehler. Wurde ein Fehler nicht, nicht vollständig oder nicht korrekt behoben, wird der Sachverhalt erneut dokumentiert vorgelegt, bis dieser keine Beanstandungen mehr aufweist.
• Sofortkorrektur: Kann ein Fehler immer nach einem gleichbleibenden Schema behoben werden, übernimmt das System vollautomatisch die Korrektur ohne die Notwendigkeit des Eingreifens durch Mitarbeitende (Beispiel: Es wurde eine nicht aktivierte Option angemahnt, die grundsätzlich durch das Setzen eines Hakens an immer gleicher Stelle behoben werden kann).

Jetzt persönlich kennenlernen

Falls Sie das Foconis-ZAK^® Funktionspaket „DQ-OSPlus“ noch nicht im Einsatz haben, stellen wir Ihnen dieses unter dem neuen Namen „ZAK-Passiv“ gerne kostenlos und unverbindlich in Ihrem Hause vor. Registrieren Sie sich gerne über unser Interessentenformular über den nachfolgenden Button.