Die Sachlage
Am 16. Dezember 2019 trat die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU RL) in Kraft. Die Mitgliedsstaaten der EU haben zur Umsetzung der Richtlinie, die auch als EU-Hinweisgeberrichtlinie bekannt ist, auf nationaler Ebene zwei Jahre Zeit. Demnach ist auch in Deutschland spätestens mit Beginn des 17. Dezembers 2021 den Anforderungen zu entsprechen.
Unternehmen sind demnach dazu verpflichtet, einen Prozess zu etablieren, der Mitarbeitenden die anonyme Anzeige potenziell gesetzeswidriger Handlungen an eine zuständige Stelle ermöglicht (Stichwort: „Whistleblowing“). Hinweise können sowohl externe (kundenbezogene) als auch hausinterne Vorgänge (z. B. Insiderhandel, Geldwäsche, Veruntreuung etc.) umfassen. Gleichermaßen sind die Inhalte der Meldungen sowie die Identitäten der Anzeigenden stets streng vertraulich von der verantwortlichen Stelle zu behandeln. Darüber hinaus sind Angemessenheit und Wirksamkeit des implementierten Prozesses regelmäßig vom Unternehmen zu prüfen.
Die Lösung
Das Foconis-ZAK® Funktionspaket „Hinweisgebersystem“ wurde in Zusammenarbeit mit Kreditinstituten entwickelt. Ziel ist es, das Unternehmen bei der Einhaltung der oben genannten EU-Richtlinie sowie den entsprechenden Auflagen aus den MA-Risk und dem Kreditwesengesetz optimal zu unterstützen. Das Funktionspaket ermöglicht die anonymisierte Meldung verdächtiger Vorgänge an geeigneter Stelle. Anwenderinnen und Anwendern von Foconis-ZAK® steht das Funktionspaket optional als Erweiterung ihres bisherigen Systems zur Verfügung.
Die Funktionsweise
Beim Verdacht oder einer konkreten Beobachtung einer gesetzes- oder rechtswidrigen Handlung nutzen betreffende Mitarbeitende das Hinweisgebersystem zur vollständigen Dokumentation des Sachverhalts. Der Hinweis geht unverzüglich an die zuvor festgelegte, zuständige Stelle im Unternehmen (wahlweise an extern Beauftragte, falls vorhanden). Die Sortierung der Einträge an die jeweilige Stelle erfolgt durch die Themenauswahl im Rahmen der Anlage eines neuen Hinweises. Um die bearbeitende Stelle zu unterstützen, wird der Vorgang durch die anzeigende Person in einem Freitextfeld näher erläutert. Im Zuge der Übertragung der Eingaben werden alle Daten, die Rückschlüsse auf die Identität der Hinweisgebenden zulassen, vollständig anonymisiert.
Prozessdiagramm
