Zwar erfolgt die Meldung von Konto- oder Depotinhabern, die in den USA oder einem der AEOI-Partnerländer steuerpflichtig sind, nur einmal jährlich, die Aufbereitung der von der Finanz Informatik zur Verfügung gestellten LISA-Liste N933 in Excel und insbesondere die Qualitätssicherung der Zuordnung der Kunden zu den einzelnen Gruppen bindet aber knappe Ressourcen für einen längeren Zeitraum. Für Sparkassen, die eine schnelle und kostengünstige Alternative suchen, wurde das FOCONIS QuickWins Lösungspaket AEOI/FATCA entwickelt.

Die einmal jährlich von der Finanz Informatik zur Verfügung gestellte Liste N933 enthält alle Kunden, für die eine Bearbeitung nach AEOI und/oder FATCA erforderlich ist. Um Fehlmeldungen zu vermeiden, muss diese nachfolgend von den einzelnen Sparkassen nach bestimmten Kriterien wie „Selbstauskunft erforderlich“, „Beleg erforderlich“, „Konten mit hohem Wert mit Indizien“ etc. klassifiziert und anschließend bearbeitet werden. Aufgrund der Komplexität der Selektionskriterien ist dieser Prozess sowohl langwierig als auch fehleranfällig. Eine Qualitätssicherung kann häufig nur über ein Vier-Augen-Prinzip gewährleistet werden. Im Rahmen der Dienstleistung AEOI/FATCA erfolgt die Klassifikation softwaregestützt mit Hilfe speziell entwickelter Prüfregeln, die gewährleisten, dass alle Daten eine korrekte Zuordnung erhalten. Hierzu wird die LISA-Liste N933 über die Datenversorgung eingelesen und anschließend geprüft. Die Handlungsempfehlung für die einzelnen Gruppen wie z. B. „Selbstauskunft einholen“ wird automatisch hinterlegt, so dass eine nachfolgende gruppenspezifische Bearbeitung problemlos möglich wird.

Prüfrelevante FATCA-Kunden sollten in der Liste N933 vorhanden sein. Als Backup und Nachweis für die jährliche Indizienermittlung stellt die Finanz Informatik aber zusätzlich die Liste N599 zur Verfügung. Zur Absicherung wird im Rahmen unserer Dienstleistung die Liste N599 ebenfalls eingelesen und überprüft, ob alle FATCA-Kunden auf die Liste N933 übernommen wurden. Ist dies nicht der Fall, muss der betreffende Datensatz in OSPlus mit dem korrekten Merkmal versehen werden.

Wenn dies gewünscht wird, erzeugen wir im Anschluss an die Prüfung Personenlisten für die Erstellung von Serienbriefen, so dass nachfolgende Aktionen ohne Zeitverzögerung erfolgen können.

Die in der DSGVO festgeschriebene Zweckbindung bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten gilt grundsätzlich auch für Dateien. Entfällt der Zweck, so ist die betreffende personenbezogene Daten enthaltende Datei unverzüglich zu löschen. Die Praxis sieht häufig anders aus, da im Arbeitsalltag Dateien wie Anschreiben, Personenlisten etc. in den unterschiedlichsten Verzeichnissen abgelegt und dort nicht selten vergessen werden. Durch die von uns angebotene maschinelle Unterstützung beim Auffinden und rechtzeitigen Löschen von nicht mehr benötigten Dateien mit personenbezogenen Daten ist es möglich, die DSGVO mit geringem Aufwand auch bei Dateien einzuhalten.

Mit Hilfe eines speziell entwickelten Regelwerkes und praxiserprobter Software werden im Rahmen des Lösungspakets „Datei und Formular Check“ die textuellen Inhalte aus den zugänglichen Office Dateien (Word, Excel, Access u. v. a.) extrahiert und analysiert. Auf diese Weise ist es möglich, Dateien mit personenbezogenen Daten zu identifizieren und zu ermitteln, ob diese gelöscht bzw. archiviert werden sollen. Da der Zeitpunkt der Löschung von Institut zu Institut variieren kann, ist die gewünschte Verweildauer von Dateien je Verzeichnis einstellbar.

Mit dem Lösungspaket „Datei und Formular Check“ werden nicht nur Dateien, die personenbezogene Merkmale enthalten, erkannt, sondern auch Kopien. Häufig finden sich Mehrfachkopien derselben Datei in gleichen oder auch in unterschiedlichen Verzeichnissen. Hierdurch wird unnötigerweise Speicherplatz belegt. Eine Statistik über die erkannten Kopien im Dateisystem gibt Aufschluss über das mögliche Einsparpotential. Erkannte Kopien können bei Bedarf automatisch gelöscht werden.

Verstöße gegen das Recht des Verbrauchers auf ein „Vergessen“ werden seit Inkrafttreten der DSGVO hart geahndet. Nicht rechtzeitig gelöschte Personendaten stellen dadurch ein erhebliches Risiko dar und verursachen darüber hinaus unnötige Kosten für Datenhaltung und Handling. Unser Lösungspaket DSGVO-Status zeigt Ihnen, wie viele bisher nicht erkannte inaktive Kunden in Ihrer Datenbasis vorhanden sind und ob die hinterlegten Löschdaten den gesetzlich vorgeschriebenen entsprechen. Hierdurch lassen sich Risiken für Verstöße gegen die DSGVO, aber auch Kosteneinsparpotentiale durch ein früheres Reorganisieren von Datensätzen genauer abschätzen.

Mit Hilfe einer Vielzahl an Parametern durchsuchen wir softwaregestützt den aktiven Kundenstamm Ihrer Sparkasse nach Personen, die in keiner vertraglichen Beziehung mehr zur Sparkasse stehen. Aufgrund des von uns angewandten Verfahrens, identifizieren wir auch solche Datensätze, bei denen die automatische Vergabe des Löschkennzeichens durch OSPlus aufgrund von Gekos, Rollen oder Verbünden nicht greift. Die Ergebnisse stellen wir Ihnen in Form von Statistiken zur Verfügung. Erfahrungsgemäß können zwischen 10% und 30% des Kundenstammes aufgrund des fehlenden Löschkennzeichens den Datenbestand nicht automatisch verlassen.

In einem weiteren Schritt untersuchen wir die Datensätze mit Löschkennzeichen und identifizieren die Anzahl derjenigen, bei denen das vorhandene Löschdatum vom gesetzlich vorgeschriebenen abweicht. Die Abweichung kann mehrere Jahre betragen und betrifft oft eine erhebliche Anzahl von Kundensätzen. Die Gründe hierfür liegen entweder in einer „Reaktivierung“ von bereits zur Löschung vorgemerkter Daten während der Migration auf OSPlus oder in einer zu späten Beseitigung von löschverhindernden Merkmalen wie Rollen, Gekos und Verbünden. Auch die Ergebnisse dieser Prüfung werden Ihnen in Form von Statistiken zur Verfügung gestellt.

Aufgrund der von uns verwendeten Methoden stehen Ihnen die Ergebnisse in der Regel innerhalb weniger Stunden zur Verfügung. In einem Abschlussgespräch erläutern wir die Zahlen näher. Sollte sich in Ihrem Haus ein akuter Handlungsbedarf ergeben, stehen Ihnen zur Problemlösung im Anschluss unsere Lösungspakete Inaktive Kunden und Reorganisation zur Verfügung. Neben der sicheren Identifikation bereitet Inaktive Kunden die Daten so auf, dass bei einem Großteil das Löschkennzeichen im Anschluss automatisch vergeben werden kann. Reorganisation stellt Ihnen die korrekten Löschdaten so zur Verfügung, dass die FI mit einer automatischen Korrektur beauftragt werden kann.

Die auf KI-Verfahren basierende vollautomatische Pflege von Familienverbünden schafft eine korrekte Grundlage für die Kundensegmentierung und Vertriebsplanung ohne dass Mitarbeiter die ressourcenintensive, zeitnah oft nicht zu gewährleistende, Pflege übernehmen müssen. Hierdurch wird es möglich, dass sich wichtige Planungsgrößen dauerhaft auf eine der Realität entsprechende Datenbasis stützen können.

Als Grundlage der Kundensegmentierung und damit der Vertriebsplanung und -steuerung im Privatkundenbereich stellen Familienverbünde eine wichtige interne Planungsgröße dar und sollten deshalb immer auf dem neuesten Stand sein. Da Familien in sehr verschiedenen Ausprägungen gelebt werden können und sich die Lebensumstände oftmals innerhalb sehr kurzer Zeit ändern, gestaltet sich die Pflege der Verbünde allerdings als sehr aufwendig und kann oftmals nicht oder nicht zeitnah gewährleistet werden. Die Folge ist, dass wichtige Planungsgrößen auf einer nicht korrekten Datenbasis beruhen. Hier schafft unser Lösungspaket Familienverbünde durch einen maschinellen Aufbau und Abgleich der Familienverbünde schnell und effektiv Abhilfe und entlastet damit die Mitarbeiter, die bisher die ressourcenintensive Pflege übernehmen mussten.

Mit Hilfe unserer Prüfsoftware und speziell entwickelter Prüfregeln ordnen wir zunächst alle im Datenbestand der Sparkasse vorhandenen Personen virtuellen, standardisierten Familienverbünden zu. Diese Soll-Verbünde werden in einem nächsten Schritt mit den tatsächlich in OSPlus existierenden Verbünden abgeglichen. Nicht relevante Soll-Verbünde, d. h. Verbünde, bei denen nicht mindestens eine der betrachteten Personen z. B. ein Konto hat, werden hierbei nicht berücksichtigt. Da die Kriterien, die zur Einstufung der Relevanz dienen, problemlos anpassbar sind, ist gewährleistet, dass keine unnötigen Familienverbünde aufgebaut werden. Gleichzeitig sichern wir so die Löschung unnötig existierender Familienverbünde. Die Ergebnisse des Abgleichs können maschinell an OSPlus zurückgespielt werden.

Das von uns entwickelte, einzigartige Verfahren ermöglicht eine standardisierte und dauerhafte Pflege der Familienverbünde. Wichtige Planungsgrößen können sich somit auf eine der Realität entsprechenden Datenbasis stützen. Die Standardisierung stellt außerdem eine Vergleichbarkeit sicher, so dass Trends über die Zeit erkennbar werden.

Als Grundlage der Kundensegmentierung und damit der gezielten Vertriebsplanung und -steuerung im Firmenkundenbereich stellen Firmenkundenverbünde eine signifikante Planungsgröße dar. Aktualität und Richtigkeit sind daher essenzielle Faktoren für eine sinnvolle und korrekte Segmentierung. Firmen und die in Firmen involvierten Personen stehen oft in verschiedenen, sich gegebenenfalls ändernden Beziehungen zueinander. Die Gestaltung und Pflege von Verbünden² ist daher unter Umständen sehr aufwendig. Vor allem angesichts der personellen Kapazitäten sind manuelle Anpassungen innerhalb kürzester Zeit nach entsprechenden Informationen vielerorts undenkbar. Die Folge sind Datenlücken, etwa in Form von nicht vorhandenen, veralteten oder schlicht falschen Daten. Als wichtige Planungsgröße wirken sich fehlerhaft gebildete oder lückenhaft gepflegte Verbünde daher massiv auf die Vertriebsstrategie und -planung aus. Das Lösungspaket der FOCONIS schafft hier Abhilfe: Durch einen maschinellen Aufbau sowie einen schnellen und effizienten Abgleich der Firmenkundenverbünde werden Mitarbeitende langfristig entlastet, so dass die bisher ressourcenintensive, manuelle Pflege der Vergangenheit angehört.

Mit Hilfe unserer Prüfsoftware und speziell entwickelter Prüfregeln ordnen wir zunächst alle im Datenbestand vorhandenen Unternehmen und zugehörige Personen virtuellen, standardisierten Firmenkundenverbünden zu. Diese Soll-Verbünde werden im nächsten Schritt mit den tatsächlich in OSPlus existierenden Verbünden abgeglichen. Soll-Verbünde, bei denen nicht mindestens eine der betrachteten Personen beispielsweise ein Konto hat, werden verworfen, nicht aufgebaut bzw. gelöscht. Die Kriterien, welche Soll-Verbünde wirklich final verworfen werden sollen, sind problemlos auf jedes Kreditinstitut anpassbar. So wird gewährleistet, dass keine unnötigen Firmenkundenverbünde aufgebaut werden. Zusätzlich werden nicht benötigte, bisher jedoch existierende Firmenkundenverbünde gelöscht. Die Firmenkundenberatung kann ihre Aufgaben in der Folge fokussiert auf das Wesentliche erbringen. Die Ergebnisse des Abgleichs können über eine Massendatenänderung (beispielsweise über unser Lösungspaket Massendatenänderung Smart) in OSPlus eingespielt werden.

Praxiserfahrungen haben bereits gezeigt, dass so der Bereinigungsaufwand um viele Personenmonate reduziert werden kann. Ganz abgesehen davon, dass mit herkömmlichen Methoden bestimmte Fehlerkonstellationen gar nicht erst gefunden werden.

Das von der FOCONIS entwickelte Lösungspaket „Firmenkundenverbünde“ stellt ein einzigartiges Verfahren dar und versetzt Sparkassen in die Lage, eine standardisierte und dauerhafte Pflege der Firmenkundenverbünde zu etablieren. Wichtige Planungsgrößen können sich somit auf eine der Realität entsprechenden Datenbasis stützen. Die Standardisierung stellt darüber hinaus eine Vergleichbarkeit sicher, so dass mittelfristig Trends erkennbar und auswertbar werden.

¹ Firmenkundenverbünde werden in OSPlus typischerweise durch den AKQ-CRM-Verbund oder alternativ über den Wirtschaftsverbund abgebildet.

² Verbünde mit 20 oder mehr Personen (natürliche und juristische) sind keine Seltenheit. Die Beziehungen zwischen Firmen werden daher schnell unübersichtlich. Ein Grund, warum die manuelle Pflege der Firmenkundenverbünde recht mühsam ist.

Die Fusion von Datenbeständen führt in aller Regel zu einer Erhöhung der Anzahl doppelter Kunden. Diese sollten zumindest teilweise möglichst schnell bereinigt werden, um z. B. steuerrechtliche Probleme bei Freistellungsaufträgen zu vermeiden. Mit Fusionsunterstützung können auch bisher nicht identifizierbare doppelte Kunden sicher identifiziert und im Anschluss ressourcenschonend verschmolzen werden.

Mehrfach vorhandene Personensätze werden mithilfe von Prüfregeln ermittelt, die es ermöglichen, gültige Konstellationen vorab auszuschließen. Aufgrund intelligenter Ähnlichkeitsvergleiche und einer ausgefeilten Logik werden auch bisher nicht identifizierbare Doppelungen erkannt.

Ressourcen zur Bereinigung von identifizierten doppelten Kunden sind häufig nur in einem begrenzten Ausmaß vorhanden. Umso wichtiger ist es, die vorhandenen Ressourcen so einzusetzen, dass wichtige Bereinigungsmaßnahmen zuerst erfolgen. Im Rahmen unserer Dienstleistung stellen wir deshalb verschiedene Statistiken und Analysen zur Verfügung, die eine klare Priorisierung der Bereinigungsaufgaben und eine genaue Personalplanung ermöglichen.

Zur Unterstützung einer zügigen Bearbeitung wird von uns für jeden zu bereinigenden Datensatz ein Verschmelzungsbericht erzeugt. Dieser stellt alle für die Bearbeitung notwendigen OSPlus-Informationen übersichtlich dar. Der Aufwand für die Kundenverschmelzung wird hierdurch erfahrungsgemäß deutlich reduziert.

Bei Bedarf können nachgelagert mit Hilfe weiterer, praxiserprobter Prüfregeln aus den Bereichen Anschriften, Telekommunikation und Verbünde natürliche Personen weitere Datenoptimierungen erzielt werden. Neben der Erzeugung von Prüfmeldungen stellen wir Statistiken, Analysen, Prüfberichte und – wenn sinnvoll – Korrekturdateien für Massenänderungen bereit.

Aufgrund löschverhindernder Kennzeichen wie Rollen, Gekos, Sicherheiten etc. greifen die in OSPlus vorgesehenen Mechanismen zur automatischen Löschung inaktiver Kunden in vielen Fällen nicht. Die Folge sind ein nicht DSGVO-konformer Datenbestand und hohe unnötige Speicher-, Prozess- und Auswertungskosten. Mit unserem QuickWin „Inaktive Kunden“ lässt sich dieses Problem schnell und ressourcenschonend beseitigen.

In vielen Sparkassen verbleibt eine große Anzahl inaktiver Kunden länger als gesetzlich vorgeschrieben im Datenbestand. Unsere Praxiserfahrungen zeigen, dass es sich hierbei um 15 % bis 35 % des Gesamtdatenbestandes handeln kann. Die Folge sind jährlich wiederkehrende, unnötige Speicher-, Prozess- und Auswertungskosten in fünf- oder sechsstelliger Höhe, die sich durch Einsatz unseres Lösungspakets Inaktive Kunden schnell und ressourcenschonend vermeiden lassen.

Das Recht von Privatpersonen auf ein „Vergessen“ wurde mit der DSGVO noch einmal deutlich gestärkt. Daten von Kunden, zu denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht, sollten deshalb nach Ende der Aufbewahrungsfrist so schnell wie möglich gelöscht werden. Nicht identifizierte inaktive Kunden erhöhen in diesem Zusammenhang das Risiko für Strafzahlungen deutlich.

Innerhalb von wenigen Tagen untersucht einer unserer Berater direkt bei Ihnen vor Ort mithilfe unserer Prüfsoftware und einem praxiserprobten Regelwerk den Gesamtdatenbestand Ihrer Sparkasse. Das Regelwerk überprüft anhand einer Vielzahl von Informationen, ob Datensätze einen Kundenbezug haben. Die verwendeten Parameter können bei Bedarf an sparkassenspezifische Besonderheiten angepasst werden. Auf diese Weise werden zunächst alle aktiven Kunden identifiziert und aus der verbleibenden Menge zusätzlich alle indirekt - z. B. durch Vormundschaft - aktiven. Datensätze, die keinen Kundenbezug aufweisen, sind inaktiv und werden der überwiegend maschinellen Bearbeitung zugeführt.

Die Dienstleistung Inaktive Kunden wird zu einem Festpreis angeboten, der die sparkassenspezifischen Anpassungen im Regelwerk bereits beinhaltet. Nach einmaliger Durchführung ist es zudem möglich, besonders günstige Abonnementskonditionen in Anspruch zu nehmen.

Trotz guter Unterstützung durch OSPlus bei der Vermeidung von Mehrfachanlagen derselben Person, sind Dubletten aus den unterschiedlichsten Gründen keine Seltenheit. Ihre Identifikation und insbesondere die anschließend notwendige Personenverschmelzung sind aufwändig, da umfangreiche Informationen und zum Teil sogar die Einbeziehung der Kunden für den Verschmelzungsvorgang notwendig sind. Mit unserem Lösungspaket lässt sich der benötigte Aufwand deutlich reduzieren.

Im Rahmen der Dienstleistung werden zunächst alle doppelten Kunden sicher softwaregestützt identifiziert. Hierzu wird ein Prüfregelwerk eingesetzt, das mehrfach vorhandene Personensätze ermittelt. Durch die Verwendung parametresierbarer Ähnlichkeitsvergleiche gelingt es uns, auch bisher nicht identifizierbare doppelt angelegte Kundensätze zu finden. Erwünschte und ggf. notwendige Dubletten wie Treuhand-, Mehrfachpersonen- und Notarverbünde werden durch das Regelwerk bei Nutzung des OSPlus-Standards automatisch erkannt und nicht gemeldet. Bei Nichtnutzung des OSPlus-Standards ist die Anpassung des Regelwerks an die besonderen Gegebenheiten der Sparkasse problemlos möglich.

Um die anschließend notwendige Personenverschmelzung so effektiv wie möglich zu gestalten, ermitteln wir mit Hilfe eines weiteren Regelwerkes alle OSPlus-relevanten Informationen der beiden zu verschmelzenden Personen und stellen diese übersichtlich in einem fachlich gegliederten Verschmelzungsbericht als PDF-Dokument dar. In diesem wird auch deutlich, welche Verschmelzungsrichtung unter Berücksichtigung von Parametern wie der geringsten Kundenbeteiligung und des geringsten Aufwands am sinnvollsten ist, wobei Gründe, die eine bestimmte Verschmelzungsrichtung ausschließen, bereits berücksichtigt wurden.

Sollten mehrere Bearbeiter an dem Verschmelzungsprozess beteiligt sein, kann das Dokument – ggf. mit Hinweisen der vorherigen Bearbeiter ergänzt - problemlos weitergeleitet werden. Zur revisionssicheren Dokumentation der Verschmelzung lässt sich darüber hinaus der Verschmelzungsbericht mit allen Bearbeitungsvermerken archivieren.

Bestimmte Konstellationen wie nicht aufgelöste Verbünde oder nicht rechtzeitig administrierte Gekos oder Rollen verhindern die automatische Vergabe eines Löschkennzeichens durch OSPlus. Die Folge sind Kundendaten, deren Löschzeitpunkt zum Teil erheblich vom gesetzlich vorgeschriebenen abweicht. Dies birgt nicht nur Image- und strafrechtliches Risiken, sondern verursacht auch vermeidbare Kosten für Datenhaltung. Mit Reorganisation werden die betroffenen Datensätze sicher identifiziert und der korrekte Löschzeitpunkt ermittelt. Die abschließende Korrektur erfolgt maschinell.

Abhängig von Ihren Wünschen, untersucht einer unserer Berater mit Hilfe unserer Prüfsoftware und einem speziell entwickelten Regelwerk entweder alle Kundendaten mit Löschkennzeichen oder nur die Daten von migrierten Kunden. Letzteres bietet sich insbesondere für Sparkassen an, die während der Migration Informationen wie z. B. das Datum der Kontoschließung aus dem Altsystem in das Geko 6998 migriert haben. In diesen Fällen erfolgt ein Zurücksetzen auf das Migrationsdatum bzw. Kundenanlagedatum in OSPlus. Bei einer Prüfung aller Kundendaten wird das hinterlegte Löschdatum mit anderen in OSPlus hinterlegten Informationen wie historische Konten, Verbünde, Sicherheiten etc. abgeglichen. Hierauf basierend wird dann ein neues Löschdatum vorgeschlagen.

Die Ergebnisse der Prüfung werden durch eine umfangreiche Stichprobe vor Ort abgesichert. Sollten hier-bei Unstimmigkeiten auftreten, passt unser Berater das Regelwerk an die spezifischen Gegebenheiten der Sparkasse an und überprüft die Ergebnisse anhand einer erneuten Stichprobe.

Die ermittelten neuen Löschdaten stellen wir Ihnen in einer Datei zur Verfügung, die Sie per Ticket an die Finanz Informatik weiterleiten können. Hierdurch ist eine schnelle und ressourcenschonende maschinelle Korrektur der Löschdaten gegeben. Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass durch dieses Verfahren oft mehrere tausend Personensätze beim nächsten Reorganisationslauf vorzeitig gelöscht werden können.

Um den Nutzen des Regelwerkes voll auszuschöpfen, sollten vor Inanspruchnahme der Dienstleistung mindestens die Migrationsgekos und Rollen in den Schlüsselverzeichnissen PLG und PLR administriert worden sein. Eine noch bessere Vorbereitung ist es, inaktive Kunden vorher zu identifizieren und zu bearbeiten, da so sichergestellt wird, dass wirklich für alle relevanten Kunden ein korrektes Löschdatum ermittelt wird. Wenn Sie Bedarf an einer Überprüfung bzgl. inaktiver Kunden haben, sprechen Sie uns gerne an.