Situation
Bestimmte Personen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen sollen entweder einen bestimmten, einmaligen Auftrag oder Aufgaben ausführen, die sich und bestimmten Zyklen wiederholen. Hierbei fehlt es in Unternehmen oft an Dokumentation über Aufgabenstellung und -ziel. Nicht selten wird diese Art von Aufgaben noch per Papieranweisung oder einfachen E-Mails ausgelöst - schnell drohen Aufgaben dann in Vergessenheit zu geraten. Einen Workflow zur Definition der Aufgabe, der Verantwortlichen, der Erfüllungsfrist, eventuell. notwendiger Eskalationsstufen oder einer Abschlusserfassung gibt es kaum. Des Weiteren werden abgeschlossene Aufgaben häufig weder dokumentiert noch nachvollziehbar und/oder kontrollierbar archiviert.
Lösung durch Foconis-ZAK®
Im Funktionspaket „Aufträge & wiederkehrende Aufgaben“ wird Anwenderinnen und Anwendern ermöglicht, die oben genannte Problematik zu lösen. Das Funktionspaket bietet zwei Aufgaben-Routinen, die im Unternehmen frei umsetzbar sind: Aufträge und wiederkehrende Aufgaben.
Aufträge
Im Rahmen des Funktionspakets versteht man unter dem Begriff „Aufträge“ jene Aufgabenstellungen, die einmalig und von bestimmten Personen innerhalb einer bestimmten Zeit umgesetzt werden sollen. Hierbei wird unterschieden, ob es sich um eine Aufgabe ohne Kundenbezug (z. B. betriebsinterne Aufgabe) oder um eine Aufgabe mit Kundenbezug handelt (z. B. „Bitte vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit diesem bestimmten Kunden.“). Die Bearbeitung dieser Verfahren nach der Erstellung einer Aufgabe entspricht der üblichen Vorgehensweise nach dem ZAK-Prinzip. Dank des Funktionspakets können Aufgaben bequem über ZAK definiert, verfasst, delegiert, erledigt, abgeschlossen und dokumentiert archiviert werden. Auf Wunsch wird der Ersteller (oder ein zu bestimmender Mitarbeiter) bei Abschluss des Auftrags informiert.
Außerdem besteht die Möglichkeit, jedem eingestellten Auftrag Unteraufträge anzuhängen. Jeder Haupt- und Unterauftrag kann vom Bearbeiter delegiert und so anderen Kolleginnen und Kollegen zugeteilt werden. Besonders hilfreich ist die Erstellung von Unteraufträgen nach einer Aufgabenstellung, die die Beteiligung mehrerer Personen erfordert. Der Abschluss eines Hauptauftrags ist entsprechend erst dann möglich, wenn zunächst die angehängten Unteraufträge abgeschlossen sind.
| Beispiel für einen Auftrag mit Kundenbezug |
Beispiel für einen Auftrag ohne Kundenbezug |
| „Bitte vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit Max Mustermann bei seinem persönlichen Berater, Berthold Bankberater.“ |
„Bitte richten Sie bis zum 31.06. einen Arbeitsplatz für unsere neue Mitarbeiterin Naomi Neuling ein.“
Hinweis: Sinnvollerweise gibt es bei einem solchen Prozess eigene oder daneben weitere Unteraufgaben, beispielsweise an die Lohnbuchhaltung, das IT-Team, die Banksteuerung usw.
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Wiederkehrende Aufgaben
Wiederkehrende Aufgaben unterliegen einem Ausführungs-Zyklus (z. B. täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich). Durch den aktivierten Mailversand wird das Verfahren mit der angelegten Aufgabe im definierten Zyklus immer wieder als neuer Vorgang aktiviert und steht – ebenfalls nach dem gewohnten ZAK-Prinzip – zur Bearbeitung durch die definierte(n) Person(en) zur Verfügung.
Beispiele für wiederkehrende Aufgaben:
- Täglich: „Bitte prüfen Sie alle SB-Terminals.“
- Monatlich: Bitte ändern Sie die Tresorkombination.“
- Quartalsweise: „Bitte stimmen Sie die KFZ-Briefe ab und zählen Sie diese.“
- Jährlich: „Erstellen Sie bitte den jährlichen Risikobericht.“