Um in der Anwesenheitsliste, aber auch in Jahres- und Abteilungskalendern, bis hin zu Auswertungen bestimmte Abwesenheiten oder generell Kennzeichnungen zu hinterlegen, können eigens dafür individuelle Tagesarten erstellt werden.
Beispiele: Hinterlegen Sie die Kennzeichnung „Home Office“ oder kennzeichnen Sie Personal, das sich in Kurzarbeit befindet. Entsprechend einfach lassen sich diese Kennzeichen zu einem späteren Zeitpunkt auswerten.
Eine neue Tagesart kann in der Anwendung FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung) über den Navigationspunkt „Personalbüro -> Orgastruktur“ im gültigen Hauptorganisationsdokument angelegt werden. Das gültige Hauptorganisationsdokument trägt im Normalfall Ihren Unternehmensnamen und bei der Gültigkeit steht das letzte Datum einer Anpassung.
Öffnen Sie dieses Organisationsdokument unter dem Gliederungspunkt „3.1 Tagesarten“ und erstellen Sie dort die neue gewünschte Tagesart. Diese kann mit Sollarbeitszeit (z. B. ein Arbeitstag, an dem Zeit erfasst werden muss) oder ohne Sollarbeitszeit (z. B. ein Urlaubstag, an dem keine Zeiten erfasst werden müssen) erfasst werden.
Sollten Sie nur das Modul „Urlaubsverwaltung“ ohne die Zeiterfassung verwenden, ist es ggf. sinnvoll, bereits jetzt die Erfassung der Tagesart im korrekten Bereich durchzuführen. Geben Sie bei der Erfassung zunächst einen noch nicht verwendeten Buchstaben, eine Ziffer (0-9) oder einem Umlaut ein. Sollten diese bei Ihnen bereits alle belegt sein, lassen sich zum Teil auch Sonderzeichen für die Tagesarten erfassen. Der zweite Wert ist der Name der Tagesart, der zukünftig in der Anwesenheitsliste, Legende und in den Auswertungen für die Tagesart ausgeben wird. Abschließend wird eine Zahl zwischen 1 und 175 benötigt. Diese repräsentiert ein Symbol, welches in der Anwesenheitsliste zusätzlich für die eingetragene Tagesart dargestellt wird. Die Liste der möglichen Symbole und deren Nummer, kann über den Button [Symbol wählen] angezeigt werden, wenn das Hauptorganisationsdokument im Bearbeitungsmodus geöffnet wurde. Prüfen Sie abschließend Ihre Eingaben über das rot umrandete Fragezeichen. Damit können Sie sicherstellen, dass die hinterlegten Eingaben korrekt genutzt werden. Nach dem Klick auf den Button [Speichern & schließen] wird das Dokument gespeichert, so dass die neu erstellte Tagesart anschließend an weiteren Stellen berücksichtigt werden kann, in die Jahreskalender eingetragen und auch bei Auswertungen auswählbar ist.
Sie können nach der Anlage die Tagesart über „Personalbüro -> Abwesenheit eintragen“ direkt in die Jahreskalender eintragen, aber auch, je nach Konfiguration, den Mitarbeitern ermöglichen, über „Mitarbeiter -> Abwesenheit/Urlaub -> Selbst eintragen“, eine Tagesart (z. B. Home Office) selbst zu erfassen.